1. Zweck der Hinweisgeberstelle
Die Hinweisgeberstelle von ad agents dient der Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen auf Verstöße im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG).
Ziel ist es, rechtswidriges Verhalten frühzeitig zu erkennen, aufzuklären und abzustellen.
2. Wer kann Hinweise abgeben?
Hinweise können insbesondere abgegeben werden von:
- Mitarbeitenden
- ehemaligen Mitarbeitenden
- freien Mitarbeitenden
- Bewerberinnen und Bewerbern
- Geschäftspartnern, Dienstleistern und Lieferanten
3. Welche Verstöße können gemeldet werden?
- Gemeldet werden können Verstöße, die den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG betreffen, insbesondere:
- Verstöße gegen Strafvorschriften
- Verstöße gegen bußgeldbewehrte Vorschriften
- Verstöße gegen Vorschriften u. a. aus den Bereichen:
- Datenschutz und Schutz personenbezogener Daten
- Korruptionsbekämpfung
- Betrug, Untreue oder Wettbewerbsverstöße
- IT-Sicherheit
- Verbraucherschutz
- unethische oder rechtswidrige Marketingpraktiken
Allgemeine Beschwerden oder Kundenanfragen fallen nicht unter das Hinweisgebersystem.
4. Meldekanäle
Hinweise können über folgende interne Meldekanäle abgegeben werden:
E-Mail: compliance@ad-agents.com
Postalisch:
ad agents GmbHCompliance
Am Joachimsberg 10-12
71083 Herrenberg
Persönlich:
Bitte vorab einen Termin über compliance@ad-agents.com vereinbaren.
Hinweise können namentlich oder anonym abgegeben werden.
5. Vertraulichkeit & Datenschutz
- Die Identität der hinweisgebenden Person sowie der betroffenen Personen wird streng vertraulich behandelt.
- Der Zugriff auf Hinweise ist auf die zuständigen Personen beschränkt.
- Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß DSGVO und HinSchG ausschließlich zum Zweck der Hinweisbearbeitung.
6. Ablauf des Verfahrens
- Eingangsbestätigung des Hinweises innerhalb von 7 Tagen
- Prüfung des Sachverhalts durch die zuständige Stelle
- Rückmeldung über geplante oder ergriffene Folgemaßnahmen innerhalb von 3 Monaten, sofern rechtlich zulässig
7. Schutz von Hinweisgebern
Hinweisgeber, die in gutem Glauben Hinweise abgeben, sind vor Benachteiligungen geschützt.
Unzulässig sind insbesondere:
- Kündigung oder Abmahnung
- Benachteiligung bei Beförderung oder Vergütung
- Mobbing, Einschüchterung oder sonstige Repressalien
Dieser Schutz gilt auch dann, wenn sich der gemeldete Verdacht nicht bestätigt.
8. Missbräuchliche Meldungen
Bewusst falsche oder verleumderische Meldungen sind nicht vom Schutz des HinSchG erfasst und können rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
9. Externe Meldestellen
Hinweisgeber haben das Recht, sich alternativ an externe Meldestellen zu wenden, insbesondere an die:
- Externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz
Die Nutzung interner Meldekanäle wird empfohlen, ist jedoch nicht verpflichtend.