Vom Tischkicker-Turnier zum virtuellen Meeting – das neue Agenturleben

Das eigene Haus in Nordhessen oder der Lebenspartner hat einen Job in einer anderen Stadt gefunden – dank remote work ist das kein Problem mehr. Der Plausch an der Kaffeemaschine und das kurze Tischkickerspiel, um den Kopf freizubekommen, sind virtuellen Meetings gewichen. Wie in vielen anderen Unternehmen änderte sich mit Beginn der Pandemie 2020 auch bei ad agents das Arbeiten grundlegend. Aus einigen wenigen Mitarbeitenden, die bereits vorher von zu Hause aus arbeiteten, wurden plötzlich ganze Abteilungen. Welche Herausforderungen brachte das mit sich und wie sieht die Zukunft nach Corona aus? Wird es eine Rückkehr ins Büro geben und wenn ja, in welchem Umfang?

Wie der Einzelfall zum Standard wurde

Bereits vor 2020 war es für jeden Mitarbeitenden bei ad agents möglich, remote zu arbeiten – zumindest 4 Tage im Monat. Einzelfälle wie Nicolas Schenkel, Product Manager Display Advertising & Technology, arbeiteten sogar komplett remote.

„Meine Freundin hat 2019 einen Job in Würzburg angenommen. Ich bin eigentlich davon ausgegangen, dass mir nichts anderes übrigbleiben würde, als zu kündigen und mir dort eine Arbeit zu suchen. Aber stattdessen hat mir ad agents angeboten, den Versuch zu starten, 100 Prozent remote von Würzburg aus zu arbeiten.“

Was damals noch als Versuch begann, ist heute pandemiebedingt bei allen Mitarbeitenden gang und gäbe und hat seine Vorteile:

„Durch die Pandemie ist der Kontakt mit den Kollegen für mich besser geworden. Davor hatten wir nur über Telefon Kontakt, da die anderen im Büro waren. Heute, wo alle an das mobile Arbeiten gewöhnt sind, gibt es virtuelle Teammeetings und Telefonate, bei denen man sich ins Gesicht sieht, – denn bei uns gilt die Regel: Die Kamera bleibt immer an“, erzählt Nicolas weiter.

Das lief aber nicht von Anfang an so reibungslos. Denn ein ganzes Unternehmen von einem Tag auf den anderen ins Homeoffice umzuziehen, bringt natürlich auch Schwierigkeiten mit sich – technisch wie menschlich.

Technik und Infrastruktur als Fundament

Damit mobiles Arbeiten möglich ist, sind eine funktionierende Infrastruktur und digitale Prozesse Grundvoraussetzung. Mitarbeitende müssen auf Dateien jederzeit und von jedem Ort aus Zugriff haben und darin arbeiten können. Gleichzeitig muss dabei aber der Datenschutz sichergestellt sein. Die entsprechenden Voraussetzungen hatte ad agents zum Glück schon vor der Pandemie geschaffen, was die Umstellung erleichterte. Abgesehen davon benötigt man für die erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit ein digitales Kollaborationstool, über das Angestellte untereinander kommunizieren und Informationen möglichst interaktiv geteilt werden können. Keine Sekunde zu früh wurde dafür kurz vor Beginn der Pandemie Microsoft Teams eingeführt, das sich inzwischen als Dreh- und Angelpunkt für Aufgabenmanagement und Interaktion etabliert hat.

Das Wir-Gefühl aufrechterhalten

Neben diesen alltäglichen Dingen bleibt die große Frage: Wie kann auch ohne physischen Kontakt die Firmenkultur aufrechterhalten und weiter ausgebaut werden? Denn auch wenn wir aus eigener Erfahrung sagen können, dass die Produktivität durch das mobile Arbeiten nicht eingeschränkt wird, leidet das Gemeinschaftsgefühl. Fragt man Mitarbeitende, was sie bei einer rein digitalen Zusammenarbeit am meisten vermissen, lautet die Antwort einer Umfrage zufolge von fast der Hälfte: der informelle Austausch mit Kolleg:innen. Entscheidend, um hier gegenzusteuern, ist die Etablierung und stetige Weiterentwicklung digitaler Kommunikations- und Interaktionsformate, die es schaffen, alle Mitarbeitenden miteinzubeziehen. Wir haben deshalb digitale Events wie das Feierabendbier oder die alle zwei Wochen stattfindende Infosession, um unternehmensübergreifende News zu teilen, eingeführt. Ein besonders beliebtes Format ist das digitale Get-together. Hier werden per Zufallsgenerator Gruppen aus 5 Personen zusammengewürfelt, die sich im Anschluss für 10 Minuten unterhalten können. So hat man die Gelegenheit, auch mit abteilungsfernen Kolleg:innen ins Gespräch zu kommen und sich kennenzulernen.

Den fehlenden persönlichen Kontakt vollständig ausgleichen können solche Formate aber trotz aller Bemühungen nicht. Insbesondere für neue Mitarbeitende gestaltet sich der Einstieg, ohne dem Kollegen oder der Kollegin spontan auf dem Flur zu begegnen und mit einem Ohr aufzuschnappen, woran diese arbeiten, schwer. Aber auch für langjährige Angestellte birgt remote work individuelle Herausforderungen wie die Selbstorganisation oder die klare Trennung von Arbeit und Freizeit: „Der Nachhauseweg war immer ein guter Puffer, um nach der Arbeit runterzukommen. Das ist jetzt schwieriger. Ich laufe nach Feierabend nur die Treppe herunter und da fällt es natürlich erheblich schwerer, schnell abzuschalten“, sagt Daniel Elsässer, Senior Consultant & Projektleiter SEO bei ad agents.

Das Büro der Zukunft

Das Resümee nach zwei Jahren digitaler Zusammenarbeit ist klar: remote work funktioniert und es bietet sowohl für Arbeitnehmer:innen (bessere Work-Life-Balance, höhere Arbeitseffizienz, mehr Ruhe) als auch Unternehmen (kleinere Büroräume, flexible Arbeitszeiten, Anwerbung und Halten von Talenten ohne Standortwechsel) viele Vorteile. Mobiles Arbeiten ist sogar ein entscheidender Faktor zur langfristigen Mitarbeiterbindung geworden.

„Dank Homeoffice konnte ich an den ersten Lebensmonaten meiner im vergangenen Jahr geborenen Tochter viel bewusster teilhaben“, berichtet Daniel. „Außerdem war es mir dadurch möglich, nach Nordhessen zu ziehen und mir hier meinen Traum vom eigenen Haus zu erfüllen. In Süddeutschland wäre das nicht möglich gewesen.“

Laut einer aktuellen Forrester-Befragung geben 83 Prozent der Arbeitnehmer:innen an, ihren Unternehmen eher die Treue zu halten, sofern diese die Möglichkeit für mobiles Arbeiten anbieten. ad agents hat das als Chance für sich erkannt und denkt über neue Arbeitsplatzkonzepte nach, die das Beste aus beiden Welten – remote work und klassischer Präsenzarbeit – vereinen. Eine vollständige Rückkehr ins Büro wird es voraussichtlich nicht geben. Stattdessen wandelt sich das Büro von einem alltäglichen Arbeitsplatz zu einem Ort für abteilungsübergreifenden Austausch und Begegnung. Teil dieses neuen Verständnisses sind die Einführung unseres Hundestockwerks und eines Shared-Desk-Konzepts. Das heißt, jeder, der ins Büro kommt, kann seinen Arbeitsplatz vollständig frei wählen und hat so die Gelegenheit, über den Tellerrand des eigenen Aufgabengebiets zu schauen. Langfristig ist außerdem ein Hybridmodell angedacht. Mitarbeitenden soll es ermöglicht werden, flexibel zwischen Homeoffice- und Präsenztagen zu wechseln.